株式会社キーペックスへの委託をご検討中の方へ

http://www.keepex.com/
書類保管サービス紹介サイトをご覧ください。

集荷の依頼をする前に…

STEP1書類の分類・リスト作成

社内の運用ルールをご確認ください。保存リストの作成など、企業によって保管前に社内申請が必要な場合もあります。貴社の規定に従い、事前準備をします。

保管書類は1ケースから集荷 書類移管作業を請負います

 
保管品名や詳細の登録をご希望の方は、是非情報番人ウェブサービスをご利用ください。
 

STEP2保存箱へ箱詰め

機密書類を詰める

文書の分類が同じ書類から、廃棄年月が同一の書類を箱詰めされることをお勧めします。

保管コストを抑えるには、法定年限を経過した書類を適宜廃棄することが大切です。詰替える手間をなるべく省けるように保管することもコスト削減の一助です。
キーペックスの文書保存箱の種類を確認する
 

STEP3保存箱へケースNoを記入

お客様とキーペックスの双方で箱を特定する情報として必須情報です。

20桁以内でケースNoを振当て、保存箱の側面へ記入してください。(キーペックス販売以外の保存箱をご利用の場合は、狭い面への記入を推奨)
ケースNoは下記の文字が利用可能です。文書保存箱にケースNoを

  • アラビア数字(0~9)
  • アルファベット(大文字)
  • 記号(-+$/.#など)
  • カナ
システム登録上では全て半角で管理しています。同一法人内で重複しないようにしてください。
 

集荷の依頼

依頼手段

情報番人ウェブサービス、E-メール、FAXでご依頼ください。

情報番人ウェブサービスからの入力

情報番人ウェブサービスをご利用いただくと、必要項目が入力フォームとして用意されています。

預入依頼フォームの基本情報と明細を入力し、保存してください。

  • 新たに倉庫保管する(ケースNoの登録がない)書類の場合は、明細タブの【新規預入】ボタンをクリックして入力します。
  • 取寄せた(返却中)書類を再度倉庫へ預入れる場合は、【預入品検索】ボタンをクリックし、選択します。

依頼フォーム(FAXでのご依頼の方へ)

特に、様式を限定しておりませんが必要事項を記載したファイルをご用意しています。項目が揃っていれば、お客さまにて作成された様式で構いません。

  • 社名・部署名
  • ご依頼者名
  • 集配ご希望日(17時までに受付た場合、翌営業日が最短です)
  • ご依頼種別(保管の場合、「預入依頼」とお知らせください)
  • 保管箱数
  • 集配先住所
  • ご連絡先電話番号
  • 集荷対象のケースNo(任意)
ケースNoの情報は、預入れいただく書類に間違いないことをお客様とドライバー相互で確認するために利用します。

依頼書
クリックでエクセルファイルのダウンロードが開始されます。シート名「預入・返却・棚出廃棄」へ入力ください。

預入後、書類情報の登録をご希望の方へ

情報番人ウェブサービスをご利用の場合

「保管品の確認」画面より、ケース毎に登録情報を編集することが可能です。

情報番人をご利用の方は、書類名・詳細・保存期限が編集可能です。それぞれの項目の説明は、操作マニュアルをご覧ください。

E-メールでご依頼の場合

登録可能な情報は下記の通りです。ケースNoを含めたリストを送付ください。

  • ケースNo(預入時の情報)
  • 保存期限(西暦+月)
  • 書類名(50字、スペースもカウントします)

いただいたリストを基に当社システムへ登録いたします。

ご依頼と同時、あるいは後日リストを保管センターへ送付ください。尚、登録完了まで作業時間をいただく場合がございますのでご了承ください。

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