文書保管サービス

書類保管エリア 文書保管倉庫

キーペックスの文書保管(書類保管)サービスは、お客様の『文書係』として保管に掛かるコスト削減のお手伝いと安心を提供しています。安全・確実に、お手間を取らせず文書をお預かり。さらに、社内での文書保管と同様に書類を活用いただくサービス体制も完備しています。

自社倉庫同様の安心と、いつでも見られる利便性を兼ね備えたキーペックスの文書保管(書類保管)サービスをご紹介します。

文書保管サービスのここがポイント

文書保管1ケースから集荷にお伺い オプションで書類保管準備作業も引き受け 文書保存箱をバーコード管理

文書類がまだキャビネットにある状態でもご安心を。機密文書保管に必要な、個人情報類の分類・ファイリング・ナンバリングからキーペックスにお任せください(オプション)。お取寄せの際は、登録済みの書類名や保管文書詳細からテキスト検索できます。(情報番人ウェブサービス利用時) ウェブ上で保管文書類の在庫情報が確認検索できるので、過去の書類についての引継(活用)も簡単です。

文書保管のお申込からサービス開始まで

現状の書類保管をヒアリング

現在の文書保管状況を把握する為、現場確認も含めじっくりとお話をお伺いします。

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最適な文書保管プランを提案

多くの経験と実績と気づきの心でお客様に最適な文書保管プランをご用意します。

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書類の箱詰めも請負います

文書保存箱を販売します。保管前に文書類の箱詰め、リスト作成、ケースナンバリング。(オプション対応あり)

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準備完了後は受渡だけ

ドライバーと『伝票』で文書の保管内容(ケースNo)をご確認いただきます。

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返却、廃棄のその日まで大切にお預かり

ドライバーが責任もってお預かりした保管文書を倉庫へ搬入いたします。文書保存箱に管理用の固有バーコードシールを貼りつけ棚へ格納。ご返却、廃棄のその日まで大切にお預かりします。

文書保管のご依頼は、集荷ご希望日の前営業日17時までに連絡ください。1ケースから集荷にお伺いします

保管中の文書がみたい時

17時が翌営業日分の締切

午後5時までに情報番人ウェブサービス、FAXまたはE-メールでケースNo他を明記したオーダーをいただければ、最短で翌営業日にお届けします。ご覧になった書類の引取依頼も同様に、集荷希望日の前営業日午後5時までにご依頼ください。

情報番人ウェブサービスで在庫確認

キーペックスの情報番人ウェブサービスをご利用いただくと、お客様はいつでも最新の書類保管状況が把握いただけます。
保管期限が到来した書類について対象一覧を提示し、「廃棄」か「期間延長」かをお客様に判断いただいています。

文書の整理保存の勧め

整理保存とは、単に保管しているだけでなく、必要な書類をいつでも速やかに取り出せる状況にあることをいいます。

社内管理のため、経営管理の効率を高めるため、事実を立証するための具体的な証拠資料として活用するため法律で規定されているためと、整理保存する理由は様々です。

整理保存の実現は、事業活動に必要不可欠です。下記にあてはまる方は是非利用をご検討ください。

  • 文書保管は各部署に任せている(社内でルールを統一していない)
  • 保管している文書名や保存期限が不明確(担当者しか把握していない)
  • 保管料が増え続ける(適切に廃棄できていない)
  • 必要な重要書類が誤廃棄されていた(重要度にあった管理ができていない)

文書情報管理士が快適な文書保管のご提案

当社には、6名の文書情報管理士が在籍しています。(2014年1月現在)

単にお預かりするだけではなく、保管文書の活用シーンを想定したご提案を差し上げます。
「これからこんな風に管理したい」というご要望も含め相談ください。

機密書類の文書保管、管理から廃棄(溶解処理)まで書類の事ならキーペックス

書類のもっとに応える会社

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