文書保管サービス選びのポイント

大切な文書を預けるとしたら、まず、どのような点を重視しますか? “価格”? 業者の“ネームバリュー”? 果たしてそれでいいのでしょうか。

大切なのは、“任せられる安心感”。私たちはこう考えます。選択を誤ると、無駄を省くつもりで預けたものがかえって手を煩わす結果にもなりかねません。ぞんざいなサービスを見抜くポイントを伝授いたしましょう。

その保管倉庫、文書専用ですか?

書類(=紙)はデリケート。防災は大前提の上で、保管上、一番気をつけていただきたいのが“湿気”です。

紙は水分をどんどん吸収しますが、一旦吸ったものを自然に吐き出すことはありません。新聞紙を思い浮かべてみてください。新聞を濡らすと、表面は乾きますが、中はいつまでも湿っていますよね。書類も同様。殊に梅雨時は要注意です。

ところが、“書類保管サービス”を謳っている業者の倉庫を見てみると、一般貨物との混在が圧倒的に多いことに驚かされます。一般貨物の保管は基本的に『常温・常湿』。本来であれば、除湿機で湿度をコントロールするべき空間なのに、それが成されていない。

雨の多い時期、書類がどうなるかはご想像の通りです。

その倉庫、セキュリティは万全ですか?

前に述べたように、一般貨物との混在が、巷に溢れる“書類保管サービス”の現状です。これが実は、セキュリティ面でも、たいへん危険な状況を招いているのです。

一般貨物では、荷主が頻繁に倉庫を出入りします。すると、ふと目についた書類に興味を覚えないとも限りませんし、イタズラされる可能性もあります。大切な書類を預かる倉庫ですから、他人が足を踏み入れることはあってはならないはず。しかし、混在ではそれが不可能なのです。

書類を保管する倉庫には専門のスタッフ以外、クライアントでも入れない。書類の管理はスタッフのみが行い、預けた書類の閲覧は専用の『閲覧室』で。これがベストです。

その倉庫、書類を大切に扱っていますか?

“保管”を謳うからには、お預かりした書類を大切に扱うのが当たり前。しかし、残念なことに実際は、書類の入ったダンボールを山積みにしているところが圧倒的です。

こうした、書類に優しくないところは、管理面でも杜撰。書類のダンボールは専用のラックにキチンと収めること。これが、保管はもとより、管理の基本と言えるでしょう。

そのサービス、配送は自社便ですか?

大切な書類を預かる倉庫と同様に、配送も重要なチェックポイント。なぜなら、書類が御社の手を離れた瞬間から、保管と管理は始まっているからです。

ところが、ほとんどの“書類保管サービス”は、配送を既存の運送業者に委託しています。どんなに重要な書類も運送屋にとってみれば、“単なるひとつの積荷”。このため、「紛失した」、「融通が利かない」など、配送に纏わるトラブルは枚挙に暇がありません。

しかし、これは、配送業者うんぬん以前に、一時でも預かった書類を他人に委ねてしまう保管業者の姿勢に問題があると言えるでしょう。責任を持ってお預かりするなら、全てを自分の手で。配送は自社便でなければなりません。

そのサービス、実はお手を煩わせていませんか?

“どんな書類を預けるか”を決めること、そして“どんな書類を預けてあるのかを知ること”、要は書類の管理ですね。これが実は一番重要で大変な作業なんです。十羽一絡げにして、箱詰め(この作業も結構大変です)するなんて言語道断。預けた後で必要になったら、探し出すのに一苦労です。

キチンと整理して、箱詰めし、“こういう書類をお預かりしました”とリストを作成するところが望ましいですね。また、預かったら預かりっぱなしではなく、定期的に“いま、こういう書類をお預かりしています”と報告してくれるところなら安心で、急な書類のリクエストにもストレスなく対応できるはずです。

付帯サービスは充実していますか?

“文書保管サービスを利用したい”。こう思い立ってから実際に預けるまでには、いくつかの手順を踏まなければなりません。例えば、預ける書類を洗い出す『ファイリング』や、書類箱(段ボールケース)の手配があります。また、保管期限を過ぎた書類は、情報の機密を保持するためにもキチンと処理しなければなりません。

こうした書類にまつわる様々な作業を、それぞれ別の業者に頼むのは手間がかかって大変ですね。ひとつの窓口であらゆる作業を頼めるところが便利で、結果的に御社の省力化のお役に立てるわけです。電子化・IT化への対応が必須なのは言うまでもありません。

<ワンポイント・アドバイス> まずは一部から預けてみましょう

営業、企画、総務、経理…。全社あげて一斉にとなると、それこそ“一大事業”で大変です。そこで、キーペックスでは、手始めに書類のボリュームが一番多い部署でお試しいただくことを提案しています。

例えば、経理部門から。整理から箱詰め、配送もお任せで、見たい書類がいつでもすぐに見られる。しかも、要らなくなったら破棄してくれる―。「ウチの部署もお願い!」と、自然に要望が上がること間違いありません。

厄介な“社内調整”や“根回し”は不要というわけです。まずは、お試しを!

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