文書保管解決事例01 建設会社・S社様

移転に際し文書削減と外部保管の利用

建設会社S社様は設計部が貸しビルに入っており、手狭になったため本社の管理部門と一緒に新築する本社ビルに移転することになりました。 ところが、新本社のオフィスは一つのフロアの面積が広く、壁が遠いため背の高い壁面収納キャビネットではなく、3段式キャビネットを設置するほかなく、収納絶対量が足りないことがわかりました。 現在の文書量を最低でも30%減量する必要がありました。

建築の設計業務は技術資料やカタログなど大量の資料を机上に置いて仕事をする必要があり、机上が文書の山になっている状態でもありました。本当に現在必要な文書のみ机上に保管しているのか、過去の成果物まで保管しているのではないかと思うほどで、机上やその周辺の整理・整頓も課題になりました。

デスク周りの大改善

先ずデスク周りの調査から始めました。

設計部は「意匠」「構造」「設備」などの担当に分かれいます。保管する文書は担当分野ごとの専用資料であり、重複して保管しているわけではありません。 建設会社はA1サイズなどの大きな図面を机上に広げる必要から、事務職よりも大きめの机を使用しています。したがって机上に文書を保管するとかなり大量の文書が保管されます。

机上に保管する文書の範囲を次のように設定しました。

机上に保管する文書

常に必要な技術資料や設計マニュアルは机上を許可。但しクライアントの名前が記載されていたり、クライアントから預かっている資料などは絶対に机上に常時保管しない。帰宅時にはキャビネットに保管する。

建物を建設する事業はクライアントにとっては極めて重要な案件ですその資料はクライアントにとって極秘資料です。その極秘資料を建設会社が机上に放置することは許せされません。

設計終了後の成果物や関係資料はデスク周囲には保管せず、初めからキャビネットに共有することにしました。

デスク周囲の使い方

デスク周囲の使い方を3段階で評価することにしました。

次のいずれも該当しなければA、どれか一つ該当するならB、2つ以上該当するならCとしました。

  1. 机上に常時文書を積み上げる
  2. 机の下、横に常時文書を積み上げる
  3. 袖机の中段引出しに文書を平積みする
  4. 袖机の下段引き出しに見出しを付けずに収納する

特に良くない例は写真付きで発表すると、3か月後にはかなりきれいになりました。

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キャビネットと文書保管の外部委託

移転後のオフィスは「保管」するスペースは現在よりも狭くなります。

キャビネットに保管する文書

キャビネットに保管する文書は、年度内の成果物、若しくは常に必要な資料に限定することにしました。


外部保管する文書

幸い文書の9割方にタイトルや案件番号が記載されています。タイトルがついていない文書のみ社員が作業し、残りはキーペックスに箱詰めとタイトルのデータ化をご依頼されました。

社内システムで案件番号ごとに管理されている為、実際に取り寄せる時のキーも案件番号となることをヒアリングしたので、保管文書のデータベースも案件番号をキーにして作成しました。

現在では、専用のウェブサイトで案件番号から取り寄せたい文書を検索し活用されています。

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