文書保管解決事例02 不動産賃貸会社・E社様

外部での文書保管を機にファイル方法を見直し

不動産賃貸業のE社様では、組織が大きくなっていく過程で文書管理が複雑になっていました。賃貸業務では、オーナーに代わって賃借人を探し家賃を徴収するために「管理委託契約書」をかわします。いっぽう賃借人がみつかるとオーナーと賃借人の間で「賃貸契約書」をかわします。その間に立って賃貸会社が「代理契約人」となって賃借契約書に名前が記載されます。つまり賃貸会社はオーナーと賃借人の両者と契約し家賃や管理費の徴収、修理など様々な仕事が発生します。

取り扱う物件数が増えていくに従い新たに従業員を雇用すると全ての業務に精通した社員だけではなく、新入社員でもできるように仕事を分解し単純化できるよう組織を変えていかなければなりません。

それぞれの業務が別組織で運営されていくため、仕事がスムーズに進めるために文書管理の必要性が生まれるのです。

文書保管(ファイル方法の改革)

業務全体の流れに沿って文書管理を行えば問題ありません。しかし、組織ごとまたは個人ごとの仕事のしやすさしか考えないと、前後の仕事に不具合を生じることがあります。

バインダーからフォルダーでの文書保管へ

E社様では契約書をバインダーに綴じていました。バインダーは業務が終了した書類を本の様にページをめくるには適しています。しかし案件が進行中の書類は取り出しにくく途中の追加もしにくいファイルです。

オーナーが替わったり賃借人が替わると契約が終了しますので、終了した契約書は取り出して置き換えたいところですが、バインダーではその作業が難しいものです。フォルダーでの文書保管に変更することで取り出しや追加が簡単になりました。

月別から案件別の文書保管へ

契約書類をバインダーの中で月別に綴じ込まれていました。このため契約が継続している契約書もキャビネットから書庫へ移し替えることになっていました。

これでは、顧客からの問い合わせで契約書が見たい場合に管理システムで顧客名からファイル番号を検索し、書庫から取り出すという作業を行われていました。

  1. 賃貸物件ごとのファイリングへ変更
  2. 文書保管する際はフォルダーで保管する
  3. 解約になったファイルは、解約年度別に保存箱へ
  4. 保存箱に置換た文書は、外部倉庫で文書保管
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文書の電子化と外部保管

ここでひとつ問題が発生しました。

文書の電子化

今までは月別に綴じて1年経過すると書庫に移動していました。しかし、今度は継続中の案件分をオフィスに置くことになるので保管量が増えてしまいます。しかし、書庫に移して管理することは取りやめることが決まっていました。

そこで文書を電子化することにされました。電子化すれば紙の契約書はすぐに外部に文書保管ができます。(eー文書法の要件にしたがったタイムスタンプは付さず)コスト削減と検索の容易さを目指した電子化を行うことにされました。

外部保管する文書

事務所で電子化された契約書の案件番号と物件名、賃借人名を明細に登録し、保管文書(原本)の取り寄せが必要になった際にもすぐに指示できるようになりました。

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