文書保管解決事例03 通信機器販売会社・N社様

移転を機に文書管理を見直し

通信機器を販売されているN社様では、全国各地で店舗を運営されています。また本社機能も拡大するにつれ点在していた事務所を1拠点にまとめることになりました。

不要書類の廃棄

移転先でのスペースは、部署別に取り扱う文書量を考慮してキャビネットなどがレイアウトされますが、それでも1人当たりの所有量は減らさなければなりません。

先ずは保管中の文書を「整理」=「減らすこと」から着手することになりました。

ただ、移転までのスケジュールに余裕がないことも課題であったため、進行中の案件以外は倉庫での文書保管をすることにされました。

  1. 引出し、棚単位で順に出す
  2. 進行中の案件とそれ以外を分ける
  3. 明らかに不要な(重複している)書類は廃棄する

いったん外に出して必要な都度戻す、12ヶ月で取り寄せた実績がないモノは文書保管の対象とするかを1年後に検討すると基準を決められました。

文書保管ルールの改革

外部倉庫での文書保管を利用されている方の多くは、活用が終わった文書を箱に詰めてシステムに登録し保存されています。

今発生した文書からシステムに

オフィスのレイアウトが移転により大きく変わることもあり、文書のライフサイクルステージに合わせて管理する事を検討されていました。

そこで、情報番人ウェブサービスの社内文書保管機能をご提案。倉庫に保管する前(文書が発生した時点)でシステムにファイル情報を登録。預入予定と廃棄予定が登録できるので、箱詰する際もその情報を基に作業が可能です。

文書保管の入口

「情報番人ウェブサービス」では、文書が発生した(ファイルを作った)時点からシステムに登録することが可能です。

ファイル単位→箱への移しかえ→倉庫への預入と、予め登録した「預入予定日」と「保存期限」をキーに文書のライフサイクルを管理します。

  1. ファイル登録時に規定にある預入予定、保存期限を登録
  2. 文書内で、預入予定と保存期限が同一な文書を箱へ移動
  3. システムから管理ラベルを発行し貼り付け(一時保管)
  4. 預入依頼をおこない外部倉庫で文書保管
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