当社文書保管サービスの特徴と流れ

キーペックスの文書保管サービスは、お客様の“文書係”であることを使命としています。安全・確実に、お手間を取らせずお預かり。さらに、社内保管と同様に書類をご活用いただくサービス体制も完備しています。

預けていることを忘れるような安心と、いつでも見られる利便性を兼ね備えたキーペックスの文書保管サービスをご紹介します。

お客様ご指定の日時に、弊社ドライバーが書類を引き取りにお伺いします。ここで“それまでに、預ける準備をしておいてくださいね”というのが普通でしょう。

ところがキーペックスは違います。ご要望があれば、書類の箱詰め、リスト作成、ナンバリングを無償で行います。忙しい皆さまに代って、書類を預ける準備の段階からお引き受けしてしまうわけです。

ご希望により、段ボール箱もご用意いたします（こちらは実費を頂戴します）。お客様は作業をご確認いただき、ドライバーがご用意する“お預かり伝票”を受け取っていただくだけの手軽さです。お預かりしたお客様の書類は、弊社ドライバーが責任持って倉庫へ運搬いたします。

キーペックスの倉庫に到着したお客様の書類は、弊社担当者が確認の上、ひとつひとつ入庫登録を行います。登録項目は「箱番号」、「倉庫ロケーション」と「保存年限」。「箱番号」と「倉庫ロケーション」は、後々、お客様の“見たい”というご要望に即座にお応えするため、欠かせない項目です。「保存年限」もポイント。キーペックスでは、保存期限が間近に迫ってきた書類について、“３カ月前”と“１カ月前”に「廃棄到来予定リスト」をお出しし、“廃棄”か“期間延長”かをお客様にご判断いただいています。黙って書類をお預かりしたまま、保管料を請求し続けるようなことはいたしません。

３つの情報を登録した後、各々の箱固有のバーコードシールを発行します。これをひとつひとつ書類箱に貼り付けた上で、棚に格納。お預かり完了です。

“ご連絡いただければ、書類をお届けします”。これ、書類保管サービスなら当たり前。大切なのは、何時までに連絡すれば、いつ届けてくれるのか、です。会社の１日の業務が収束してくるのは夕方。必要な書類が浮かび上がってくるのもその頃ですね。

そこでキーペックスでは、午後５時までに FAX 、またはＥメールでオーダーをいただければ、翌営業日の午前中に必ずお届けします（もちろん、時間指定も可能です）。行き届いた管理と、自社便だからこそ成せる技と言えるでしょう。キーペックスは御社の文書係。業務を停滞させません。

「オーダーしたいんだけど、担当者が代って、リストがよく分からない…」。こんな場面の心配も要りません。キーペックスでは、年に２回の書類整理とリストの作成を無償で行なっています。お客様は常に最新の保管状況が把握できるシステムなわけです。お預かりした書類は万事、“文書係”のキーペックスにお任せください。

ご覧になった書類の引き取り依頼も同じく午後５時まで受け付けています。翌営業日には弊社ドライバーがお伺いしますので、邪魔になりません。また、書類の受け渡しに際して、弊社ドライバーは必ずお客様のもとまで参ります。大切な書類をビルの入り口に積み上げて帰るような真似はいたしません。運ぶ手間はもとより、安全・確実であること。キーペックスが御社の“文書係”たる所以です。

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